Viestintäsuunnitelma

VIESTINTÄ

Tornion Pallo on toiminnassaan ja tiedottamisessaan avoin ja helposti lähestyttävä seura. Seura pyrkii tiedottamaan toiminnastaan mahdollisimman avoimesti ja ennakoivasti sekä reaaliaikaisesti hyödyntäen useita eri tiedotuskanavia.

Viestintää pyritään suuntaamaan kohderyhmittäin niin, että saavutetaan mahdollisimman suuri vaikuttavuus. Viestintään käytettävät välineet pyritään valitsemaan tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta silmällä pitäen.

Tiedotus- ja viestintävälineinä toimivat muun muassa seuran www-sivut, sähköposti, facebook ja muut sosiaalisen medianpalvelut, tiedotteet, tekstiviestit, kokoukset, tiedotustilaisuudet, mediatilaisuudet, vanhempainillat sekä tapahtumat ja turnaukset.

 

 

Vastuut

Päävastuu seuran viestinnällisistä linjauksista on johdolla. Seuran viestintävastaavat vastaavat viestinnän kehittämisestä, koordinoinnista ja käytännön toteuttamisesta seurassa sovittujen linjausten mukaisesti. Seuran viestintävastaavat vastaavat myös verkkosivuista ja ajankohtaisista uutisista sekä huolehtivat mediasuhteista.

Jokainen seuraan kuuluva vastaa/noudattaa omalta osaltaan viestinnän linjauksia ja menettelytapoja. Seuran valmentajat ja joukkueenjohtajat toimivat aktiivisesti viestinnässä mukana. Heillä on päävastuu joukkueiden tiedottamisesta.

Seuran työntekijällä ja johdolla on tiedotus- ja viestintävastuu hankkeiden ja tapahtumien osalta.

 

SISÄINEN VIESTINTÄ 

Sisäisen viestinnän tavoitteet 

Sisäisen viestinnän tavoitteen on olla avointa ja selkeää, niin että kaikki jäsenet seurassa tietävät mitä omassa seurassa tapahtuu. Tehokas, selkeä ja avoin viestintä lisää sitoutumista, aktiivisuutta, keskustelua ja vaikutusmahdollisuuksia omassa seurassa. Seuran toiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen on helpompaa, kun niitä tavoittelevat yhdessä tyytyväiset seuratoimijat.

Sisäisen viestinnän tavoitteena on kertoa selkeästi ja avoimesti mitä seurassa tapahtuu, miten asioita valmistellaan ja ratkaistaan sekä kuka tai ketkä tekevät päätöksiä seuran asioita. Seuran jäsenille ja toimijoille kerrotaan avoimesti milloin ja millä perusteilla valitaan henkilöt seuran johtokuntaan ja muihin luottamustehtäviin ja kuinka näihin tärkeisiin valintoihin voi vaikuttaa. Tavoitteena on löytää tärkeisiin tehtäviin uusia, innokkaita, sitoutuneita ja osaavia ihmisiä.

Sisäinen viestintä on enemmän kuin tiedottamista, jolla asiat saadaan sujumaan. Se myös vahvistaa vapaaehtoisten ihmisten joukkoon kuulumista, yhteisöllisyyttä sekä mahdollisuutta vaikuttaa.

Hyvin toteutettu viestintä lisää jäsenten tyytyväisyyttä. Se ruokkii mielenkiintoa ja aktiivisuutta sekä auttaa saavuttamaan tavoitteita. Kokemukset yhdessä aikaan saaduista tapahtumista palkitsevat ja antavat hyvän syyn tulla mukaan uudestaan.

Hyvä seuraviestintä

  • innostaa mukaan
  • jakaa käyttökelpoista tietoa
  • tehostaa toimintaa
  • luo ryhmähenkeä ja hyvää mieltä
  • nostaa esiin ideoita
  • tekee tilaa keskustelulle

 

 

 

Kohderyhmät

Tärkeimmät sisäisen viestinnän kohderyhmät ovat seuran työntekijät, johtokunta ja jaostot sekä joukkueiden valmentajat, toimihenkilöt, pelaajat sekä heidän perheensä.

  • seuran työntekijät
  • johtokunta, jaostot
  • joukkueiden valmentajat, toimihenkilöt
  • pelaajat sekä heidän perheensä
  • tuomarit
  • toimitsijat ja vapaaehtoiset

 

Sisäisen viestinnän kanavat 

Seuran toiminnan kannalta olennaista on oleellisen tiedon saatavuus. Viestintäkanavia ovat ne foorumit ja välineet, joiden avulla tai kautta viestejä lähetetään. Hyödynnämme monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia, jotta tärkeät viestit tavoittavat kaikki jäsenet tai muut seuran toiminnasta mukana olevat.  Viestintävälineinä toimivat muun muassa www-sivut, sähköposti, WhatsUp, Facebook, tiedotteet, tekstiviestit, kokoukset, vanhempainillat ym.

 

Verkkoviestintä

Verkkoviestinnällään TP47:

  • tehostaa ja nopeuttaa viestintää
  • lisää toiminnan avoimuutta ja yhteisöllisyyttä
  • säästää aikaa ja kustannuksia
  • tavoittaa kohderyhmät helpommin

Seuran verkkosivuja päivitetään aktiivisesti. Verkkosivuilta löytyy aina ajantasainen tieto seuran tapahtumista ja asioista.

Osoitteesta www.tp47.com  löytyvät aina seuraavat asiat:

  • Seuran, toimihenkilöiden, johtokunnan ja hallituksen jäsenten yhteystiedot
  • Seuran joukkueet ja tieto siitä, miten toimintaan pääsee mukaan
  • Säännöt ja tietoa toimintamaksuista
  • Tietoa seuran harraste- ja kilpatoiminnasta sekä tietoa tapahtumista ja turnauksista
  • Ajankohtaisia tiedotteita ja uutisia
  • Edustus- ja juniorijoukkueiden esittelyt
  • Seuran yhteistyökumppanit

Seuran kotisivuilla ei julkaista luottamuksellisena pidettävää tietoa kuten esim. jäsentietoja, eikä julkaista lasten kuvia ilman lupaa.

 

Sosiaalisen median kanavat

Seura ja joukkueet viestivät sisäisesti kukin oman joukkueensa kohdalla sopivakseen katsomalla tavalla. Joukkueet viestivät mahdollisimman monipuolisesti, jotta kaikki henkilöt tavoitetaan. Tällä hetkellä pelkkä verkkoviestintä ei riitä ja siksi hyväksi havaittuja keinoja ovat muun muassa vanhempain palaverit, harjoitukset, nettisivut, Nimenhuuto, WhatsUp, Facebook, sähköpostit ja tekstiviestit.

Joukkueen sisäisen viestinnän vastuu on aina joukkueenjohtajalla. Valmentajat tiedottavat harjoitusajoista ja joukkuekokoonpanoista sekä mahdollisista leireistä. Rahastonhoitaja tiedottaa rahaliikenteeseen liittyvistä asioista.

Omissa, suljetuissa ryhmissä, joukkueet voivat jakaa valokuvia ja videoita mikäli kaikilta joukkueen jäseniltä on siihen suostumus. Some-viestintä ei koskaan saa olla loukkaavaa tai syrjivää ja saa perustuvia vain tosiasioihin.

Seura on laatinut ohjeet sosiaalisen median käyttöön. Seura myös noudattaa lakeja, asetuksia, muita virallisia ohjeista ja suosituksia sosiaalisen median viestinnän osalta.

Yksityisluontoisia (normaalin seuratoiminnan ulkopuolisia) tilanteita ei käsitellä seuran some-viestinnässä eikä sellaisia valokuvia, videoita jne. julkaista.

Alaikäisten osalta noudatetaan varovaisuutta ja tarvittaessa pyydetään huoltajan suostumus esim. alaikäisen haastattelun julkaisemiseen.

 

Sähköposti

Seura viestii sähköpostilla tärkeitä ja kiireellisiä asioita kohderyhmille. Viestittäessä joukkueille tärkeistä asioista viestit lähetetään valmentajille ja joukkueenjohtajille, jotka välittävät tiedon eteenpäin omissa joukkueissaan. Seuratiedotteet löytyvät samanaikaisesti myös seuran nettisivulta. Tärkeät sähköpostilla lähetettävät seuraviestit koskevat mm. toimintamaksuja, seuran arpajaisia, junnupelejä, turnauksia ja pelikauden päättäjäisiä. Sähköpostiviestien perillemeno edellyttää, että joukkueiden ja pelaajien yhteystiedot ovat aina ajan tasalla.

Painetut julkaisut

Seura tekee kahdesti vuodessa seuralehden, jossa esittellään seuran toimintaa, edustusjoukkue sekä kaikki juniorijoukkueet ja muut tärkeät asiat. Sisältö määritellään vuosittain. Seuralla on myös tulostettava opas uusille joukkueenjohtajille sekä koulutusaineistoa mm. seuran valmennuslinjauksista.

Tapahtumat ja kohtaamiset

Seuran tapahtumat ovat tärkeä osa seuraviestintää. Seuran tapahtumia ovat muun muassa jalkapallokoulu, päiväkotitapahtumat, turnaukset, kuten Tornio Haparanda cup ja Ulrikan turnaus sekä pelikauden päättäjäiset. Joukkueiden valmentajille ja toimihenkilöille järjestetään oma kauden päätöstapahtuma.

Pelikauden päättäjäisissä palkitaan joukkueittain eniten kehittynein pelaaja, joukkuepelaaja, teknillisin pelaaja ja fairplay-pelaaja sekä eri meriitein vuoden aikana menestyneet joukkueet ja pelaajat. Päättäjäiset kokoavat yhteen valtaosan pelaajista ja seuratoimijoista.

Seuran järjestämissä turnauksissa ja tapahtumissa joukkueet ovat usein mukana talkootöissä. Pelaajat, vanhemmat ja kaikki seuratoimijat kohtaavat mm. kentän laidalla niin turnauksissa, harjoituksissa kuin talkoissakin.  Näissä tapahtumissa ollaan mukana suurella joukolla ja niissä päästään tutustumaan toisiinsa sekä usein myös keskustelemaan vähän epävirallisemmissa merkeissä seuran ja joukkueen asioista.

Seura pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta; kevätkokouksen ja syyskokouksen. Kevätkokouksessa esitellään tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastajien lausunto ja vahvistetaan tilinpäätös ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille.

Syyskokouksessa esitellään ja vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio, jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle, valitaan puheenjohtaja ja muut johtokunnan jäsenet sekä tilintarkastajat ja heidän varamiehensä. Seuran varsinaisiin kokouksiin voivat osallistua seuran (jäsenmaksun maksaneet) jäsenet ja heillä jokaisella on kokouksessa yksi ääni.

Syys- ja kevätkokouksesta tiedotetaan sekä paikallislehdessä että seuran verkkosivuilla.

Seuran varsinaiset kokoukset ovat tärkeitä viestinnän ja vaikuttamisen paikkoja ja ne turvaavat jäsenten sääntömääräisiä oikeuksia.

Seura järjestää myös koulutustilaisuuksia niin valmentajille kuin joukkueiden toimihenkilöille, kuten joukkueenjohtajille ja rahastonhoitajille. Joukkueenjohtajat kohtaavat muutaman kerran vuodessa myös seuran yhteistä voimainponnistusta vaativien talkoiden alla, jolloin sovitaan työnjaosta ja kunkin joukkueen tehtävistä.

Seuratoimijat tapaavat myös Palloliiton Pohjois-Suomen piirin järjestämien tapahtumien ja koulutustilaisuuksien merkeissä.

Joukkueilla on järjestettävänään paljon tapahtumia, talkoita ja tilaisuuksia. Hyvä viestintä auttaa joukkueenjohtajaa oman joukkueensa toimijoiden johtamisessa. Selkeä viesti siitä mitä tehdään, miksi tehdään ja mitä tällä tekemisellä saavutetaan, motivoi osallistumaan.  Selkeät aikataulut, työnjako ja vastuun jakaminen helpottaa tehtävän hoitamista. Talkooväkeä rauhoittaa tieto siitä, mistä odottamattomassa tilanteessa on saatavana apua ja neuvoja. Kehut ja kiitos lisäävät innostusta.

Uudet joukkueen toimijat tarvitsevat muille vanhoista ja tutuista tehtävistä selkeät ohjeet ja taustatietoa siitä, mistä talkoissa on kyse.

Seuran viestintävastaava tarkastaa vuosittain ohjekansiot ajantasaisiksi, toimittaa päivitetyt ohjeet paikoilleen ja huolehtii tiedottamisesta myös ilmoitustaululla.

 

ULKOINEN VIESTINTÄ 

Seuran ulkoisen viestinnän tavoitteena on kertoa sidosryhmille seuramme toiminnasta. Seura viestii avoimesti, tasapuolisesti ja luotettavasti. Ulkoisen tiedottamisen tavoitteena on olla ajankohtaista ja innostaa kohderyhmiä osallistumaan tapahtumiin.

On tärkeää, että yhteistyökumppanit ja tukijat tietävät esimerkiksi miten seura toimii, kuinka paljon sillä on jäseniä ja mitä seura työllään tavoittelee. Paikalliseen päätöksentekoon vaikuttaminen on myös yksi ulkoisen viestinnän tavoitteemme. Seurallamme on yhteistyötä myös muiden, lähialueen seurojen kanssa.

Viestintää pyritään suuntaamaan kohderyhmittäin niin, että saavutetaan mahdollisimman suuri vaikuttavuus. Viestintään käytettävät välineet pyritään valitsemaan tehokkuutta ja tarkoituksenmukaisuutta silmällä pitäen.

Ulkoinen viestintä vaikuttaa seuran uskottavuuteen, kiinnostavuuteen, uusien jäsenten saantiin ja yhteistyökumppaneiden näkyvyyteen.

Vaikuttaminen urheiluseurojen yhteisössä tapahtuu myös Palloliiton Pohjois-Suomen piirin kautta.

Kohderyhmät

  • yhteistyökumppanit
  • media
  • muut järjestöt ja seurat
  • yleisö
  • päättäjät

 

Ulkoisen viestinnän kanavat

Ulkoisessa viestinnässä hyödynnämme monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia, jotta tärkeät viestit tavoittavat kohderyhmät.

Seura viestii ulkoisesti nettisivujensa kautta, tiedotteilla ja ilmoituksilla sekä osallistumalla erilaisiin seuran toimintaa koskeviin tapahtumiin. Verkkosivuilta ja sosiaalisesta mediasta löytyvät aina tuoreet

  • Pelaajasopimukset
  • Junioreiden menestymiset
  • Tapahtumat ja turnaukset
  • Palkitsemiset
  • Tulospalvelu
  • Seuran avainhenkilöiden yhteystiedot

 

Seuratiedote

Seuratiedote on yksi keskeinen tiedottamisen välineemme. Seuratiedotteen vastaanottajia ovat aina seuran omat jäsenet, mutta myös muut seurat, tiedotusvälineet ja yhteistyökumppanit sekä päättäjät. Seuratiedotteet lähetetään vähintään kerran kuukaudessa. Tiedotteissa kerrotaan tärkeimmät ajankohtaiset asiat ja tapahtumat, sekä nostetaan esiin kuukauden onnistumisia.

Tulospalvelu

Tehokas tulospalvelu on yksi merkittävä ulkoisen viestinnän keino. Uutiskynnys ylittyy helposti, kun tuloksista ja tapahtumista viestitään aktiivisesti tiedotusvälineille.

Palloliiton uusi Tasotulospalvelujärjestelmä tuo jalkapalloa seuraavan yleisön käyttöön reaaliaikaisen tulosseurannan valtakunnan sarjoista ja myöhemmin mahdollisesti myös piirisarjoista.

Pelitilanteita omalla ja muilla paikkakunnilla seurataan aktiivisesti. Lisäksi seura viestii Twitterin ja nettisivujensa kautta omien kuulumisten ja tapahtumien lisäksi myös joukkueiden ja pelaajien kuulumisia ja tapahtumia.

Lehdistö

Seura laatii lehdistötiedotteen aina ennen pelikauden alkua ja pelikauden päätteeksi. Näissä tiedotteissa on tuoreet edustusjoukkueen pelaajaesittelyt yhteystietoineen ja valokuvineen. Tiedotteissa arvioidaan tulevaa/mennyttä kautta ja nostetaan esiin kohokohtia.

Lehdistötiedotteet tehdään myös silloin, kun seuran pelaaja tai aktiivisesti toiminnassa mukana oleva henkilö saa kunniamainintoja tai valitaan esimerkiksi maajoukkueeseen. Seura informoi paikallismedioita myös pelaaja- ja valmentajasopimuksista.

 

 

MARKKINOINTIVIESTINTÄ 

Markkinointiviestintä suunnataan TP-47 nykyisille ja potentiaalisille tukijoille, yhteistyökumppaneille ja sidosryhmille. Tavoitteena on saada seuralle lisää niin taloudellisia kuin henkisiä tukijoita ja pitää nykyiset yhteistyökumppanit tyytyväisinä.

Seura välittää jäsenistölleen yhteistyökumppaneiden viestejä ja tarjouksia sekä järjestää niiden kanssa yhteistyössä erilaisia tapahtumia ja tilaisuuksia. Tukijat pidetään näyttävästi esillä nettisivulla ja esimerkiksi seuran kausijulkaisussa.

Yritysten taloudellinen tuki on seuran toiminnan elinehto. Uusia sopimuksia neuvoteltaessa on tärkeää, että seurasta saadaan suurelle yleisölle välitettyä arvojemme mukainen kuva.

Seura viestii, että Teepeeläinen käyttäytyy hyvin ja kantaa ylpeänä seuransa värejä. Koko TP-47-perhe on yhtenäinen joukko pelaajia ja toimijoita, jotka arvostavat saamaansa tukea ja jotka omilla toimillaan edesauttavat yhteistyön rakentumista olemassa olevien ja uusien kumppaneiden kesken.

 

KRIISIVIESTINTÄ 

Kriisillä tarkoitetaan tapahtumaa tai prosessia, joka uhkaa organisaation ihmisiä, kiinteistöjä, irtaimistoa tai mainetta. Kriisiviestintä tarkoittaa tehostettua viestintää odottamattomissa tilanteissa.

Kriisiviestinnän tarve voi kohdata kenet tahansa ja milloin tahansa.

Sotkun voi aiheuttaa esimerkiksi onnettomuus, taloussotkut, huhut, katsomoväkivalta, sopimaton käyttäytyminen, rasistiset tai muuten kielteiset lausumat somessa tai muussa mediassa, rikosepäilyt, terveyttä uhkaavat tekijät (esim. liikuntapaikkojen sisäilmaongelmat) tai seuran avainhenkilöiden menehtyminen.

Seuran kriisiviestintä on aina faktoihin perustuvaa ja asiallista. Seura ei spekuloi, vähättele eikä valehtele. Seura noudattaa yksityisyyden suojaa ja tiedon luovuttamisen rajoittavia lakeja.

Kriisiviestintätilanteissa viestintävastuu on aina seuran ylimmällä johdolla.

Onnettomuuskriiseissä viestinnästä vastaavat pääasiallisesti viranomaiset. Seuran viestintä keskittyy viranomaisten tukemiseen ja kohderyhmien tiedottamiseen.

Seura nimeää yhden henkilön kriisiajan tiedottajaksi. Tiedottaja toimii myös neuvojana ja yhteyshenkilönä kriisitilanteissa seurajohdon ohella. Tiedottaja lähettää kiireellisesti sähköpostilla ja tekstiviestein toimintaohjeet avainhenkilöille, kuten valmentajille ja joukkueen johtajille.

Onnettomuuskriisistä seura uutisoi verkkosivuillaan, sosiaalisessa mediassa ja huolehtii tarpeen vaatiessa myös lehdistötiedotteista.

Seuran johto huolehtii kriisin jälkihoidosta yhdessä tiedottajan kanssa.

Kriisitilanteessa otetaan välittömästi yhteyttä seuratyöntekijä  Minna Höynälään  0400 476347

 

 

VIESTINNÄN KEHITTÄMINEN 

TP-47 viestintää kehitetään ja päivitetään vuosittain. Avainhenkilöt pitävät yllään viestintätaitoja kerran vuodessa järjestettävässä koulutuksessa. Myös kriisiviestintää harjoitellaan tässä yhteydessä.

Suunnitelmallisen viestinnän tueksi luodaan vosittain viestinnän vuosikello ja konkreettiset viestinnän ohjeet eri kohderyhmiä varten.

 

LAIT, SÄÄNNÖT JA SUOSITUKSET 

Viestintää säätelevät monet lait ja suositukset. Yhdistyslaki ja seuran säännöt asettavat niin sisäiselle kuin ulkoisellekin viestinnälle omat vähimmäisvaatimuksensa. Seuran säännöt määrittävät usein, esimerkiksi että seuran ja joukkueiden on vuosittain laadittava toimintasuunnitelmat ja -kertomukset. Tietojen suojaaminen ja varmuuskopiointi on tärkeää. Myös kuvien käytössä on syytä muistaa tekijänoikeudet, kuvien yhteydessä on aina mainittava kuvaajan nimi tai kuvan haltija. On syytä muistaa, että seurojen jäsenrekisteritiedot ja jäsenten yhteystiedot eivät ole julkisia.

 

ARKISTOINTI 

Seura arkistoi kaikki lehtileikkeet, kausijulkaisut, käsiohjelmat, muut itse tuotetut painotuotteet, mainokset, julisteet, puheet, valokuvat ja vuosikertomukset